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日程調整のストレスがなくなりビジネスの出会いが2倍に
日程調整のストレスがなくなりビジネスの出会いが2倍に
フリーのビジネスデザイナーとして複数組織に関わりながら数多くの日程調整に対応
細野さんの現在の活動内容について教えていただけますか？
フリーのビジネスデザイナーとして活動しています。
稼働全体を100%だとすると、60%は株式会社ローンディールのCSO（最高戦略責任者）としての業務をしていて、残りの30%程度がその他色んな会社の業務委託としてビジネスデザインの仕事をしています。最後の10%が一般社団法人Fukusenで、サラリーマンが年商1,000万円を実現するスモールグッドビジネスを作るという活動をしています。
ビジネスでの日程調整はどのようにされていますか？
自分の場合は、複数の組織に関わりながら活動をしているので、それぞれで発生する日程調整が異なります。
ローンディールでは、Google Workspaceのアカウントがあるので、全員のスケジュールが見えるようになっていますが、自分の予定は一元管理したいので、ローンディール以外の予定を管理しているプライベートのGoogleカレンダーをローンディールのメンバー全員に閲覧権限を付与して自分の予定が埋まっている時間が見えるようにして、社内mtgであれば空いている時間に予定の招待を送ってもらうようにしていますし、社外の方との打ち合わせでは個別の調整が必要となります。
個人の活動ではクライアントが10社以上いるのですが、そちらについては月に上限数時間でいつでも私との打ち合わせ・相談の時間を使えるという契約形態になっているので、それぞれのクライアントとの日程調整が発生します。
最後にFukusenの活動ですが、こちらは定例の打ち合わせがメインですが、プログラムに参加しているメンバーの中でビジネス案件化が進んでいる場合は個別のオンラインでの打ち合わせの調整を行っています。
「公開URL」で細かく条件を設定して自分の空き時間をシェアできるので、もう候補日時をテキストで書き出すことがなくなりました
Spirはどのような場面で活用されているのですか？
自分を含めてローンディールのメンバーと社外の方との調整が発生する際に、Spirの公開URLで自分とメンバーの予定が共に空いている条件を設定して社外の方に調整用のURLを送付しています。
業務委託ではクライアントの全社に1時間の空き時間枠の公開URLを共有して、いつでもアポを設定して下さいと伝えています。月末に打ち合わせ・相談した時間をカウントして請求しています。
Fukusenでは40名以上のメンバーとの個別の打ち合わせが発生するので、30分のオンラインmtg用に公開URLを作成して全員に共有しています。
リモートワークが一般化したことで、移動時間がなくなったので、以前であれば移動時間を考慮した日程調整をしていましたが、それを考える必要がなくなりました。優先度による日程の調整は共有する打ち合わせ時間を30分にするか、60分にするか調整しています。可能であれば15分の打ち合わせ時間も欲しいですね。
また、調整相手が複数人の場合は日程投票で候補を選択して、相手に投票してもらっています。日程投票は投票中の予定がブロックされてしまうので「すぐに投票してね！」とお願いするようにしています。今後、投票中の予定は候補抽出の対象にするかしないか選べるようにして欲しいなと思っています。
この1年間、Spirを使い始めてから日程調整の候補のテキストを書き出すという行為を全くしなくなりました。
Spirを利用されてどんなところが便利だと感じていらっしゃいますか？
日程を確定するとZoomのURLが発行されるので調整相手も便利でビックリしています。
個人的には公開出来る自分の日程の曜日・時間帯を自由に戦略的に設計出来るのが素晴らしいと感じています。UI的にもやりたいことがそのまま設定できるようになっているのも使いやすい。
また、直前の予定とのバッファ時間の設定というのもありがたい。連続のmtgが疲れてしまう場合の公開URLと、連続で詰め込みたいというパターンを使い分けられるのも便利ですし、候補の公開時間が今から●時間後と設定できるのでそれも便利だと感じています。
自分の場合は4パターンの公開URLを作っています。調整のパターンが決まっているのでPCの辞書登録に30、60と打ち込めば公開URLを呼び出せるようにしています。作業時間などはカレンダー上で「予定なし」というステータス設定で登録したり、必須のものは「予定あり」ステータスで登録しています。
日程調整の心理的抵抗感がなくなり、ビジネスにおける出会いの数が2倍になった
Spirを活用してみて具体的にどのような効果がありましたか？
Spirがなければ、初めましてという人も含めてこんなに多くの人とmtgする機会がなかったと思います。体感的には2倍は増えていますね。
以前であれば、日程調整の心理的抵抗感がありました。「一度お話しましょうか」となってから、どちらから日程の候補を出すかというお見合いがあり、候補日を出すためにカレンダーを見て書き出すという手間の面倒くささを乗り越えて、送っても全部駄目で再度送るということをイメージすると、よほどの人でない限り、実際に会いましょうという話にならなかったんです。
Spirであれば、知らない人とでもすごく気軽に30分話しましょうかということが言えるのが最高です。公開URLを辞書登録しているから出来ることだと思うので、是非みんなやった方が良いと思います。
Spirとしても、より多くの方に出会っていただき新しいチャレンジを後押ししたいということをビジョンにしていますので、このお声は本当に嬉しいです。他にも何かありますでしょうか？
また、ZoomのURL発行の連絡をしなくてもよいというのが本当に楽。自分は会話をした方が話が早いタイプだとおもうので、テキストだけだとニュアンスが伝わらないとか、最初の理解度を高めるためにはクイックに話せるというのが仕事にも重要でした。
調整のお見合いストレスもない、打ち込むストレスもない、調整相手に失礼にならないように、「ご都合の良い時間をご指定下さい。」とお伝えすることで、先方が選択しているという形にできているのがよいですね。
Spirを利用するまでは少なくともやり取りを含めると1件あたり10-15分はかかっていたものが、5秒で終わるようになったので、何分の一になったという比較が難しいくらい楽になったという感覚です。こんなにお金を払っても良いと思ったプロダクトはないですね。
Zoomの録画機能との連携やより短い打ち合わせ時間への対応を今後は期待したい
それでは、最後に今後Spirに期待したい改善要望などはありますでしょうか？
最近はZoomでの打ち合わせの際に打ち合わせを録画しておいて、議事録としてZoomの録画動画を調整相手に送付するということをしています。
まだまだZoomの主催者側になったことがある人が少ないので、そのような要望はすくないかもしれませんが、Spirで日程調整を行った場合には自動的に終わった後の録画動画をシェアしてもらえると嬉しいかもしれません。
日程調整の負荷がゼロになるということが全ての価値だと思うので、10分の話とか、1分、3分だけというクイックな会話が出来る仕組みが出来たら、もっとすぐに話せるという重要性を感じてもらえるようになるではないでしょうか？
貴重なご意見ありがとうございます。今後の開発の中で対応していけるように検討させていただきます。
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