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チームで空き時間URLを使う

 
空き時間URLは、あなたや同僚の空いている時間をGoogle/Microsoftのカレンダーの予定と設定から自動で抽出し、それを他の人に共有するためのURLを発行する機能です。URLを受け取った人は、そのままあなたの空いている時間に予定を作成できます。
このページでは、チームプランで空き時間URLを作成し、設定を変更する方法をご紹介します。

準備

空き時間URLが1つも無い場合はまず作成してください。画面上部のグローバルナビゲーションから「空き時間URL」を選択し、リスト右上の「空き時間URLを作成」ボタンを押下してください。
作成済みの空き時間URLの設定を変更する場合は、「候補の確認・編集」ボタンを押下してください。
このページに記載されている手順に従って必須項目を入力したのちに保存ボタンを押すと保存されます（後述）。

空き時間URLの条件を設定/変更する

空き時間URLでは、基本情報・参加者・候補などを詳細に設定し、繰り返し利用できるURLです。最新の予定に基づいて条件に合致する候補を提示して日程を調整することができます。
それぞれの項目ごとの条件設定の方法や内容をご紹介します。
基本情報 | 参加者 | 候補 | 日程確定時に表示するフォーム（任意）| その他情報（任意） | 通知設定（任意）

基本情報

  1. 管理用タイトル（必須）
      • 管理画面でのタイトルです。調整相手に見られることはありません。
  1. 相手に見えるタイトル（必須）
      • 空き時間URLにアクセスした際に、調整相手に見えるタイトルです。日程調整が確定した際に予定のタイトルにもなります。 ※ 確定時の予定タイトルは以下のタイトルが自動で設定されます 　{相手に見えるタイトル}:{調整相手の名前}x{主催者の会社名&名前}
  1. 相手に見える説明文
      • 空き時間URLにアクセスした際に、調整相手に表示される調整に関する説明文です。

参加者

調整相手に表示する候補日時を抽出するために予定の参加者を設定します。
※参加者は1人だけでも、一緒に予定に参加するチームメンバーを複数人追加することもできます。
 
参加者はご自身を含むチームメンバーから選択します。この設定は次のように機能します。
  • URLを受け取った相手が、参加メンバーの空き時間を候補日時として閲覧でき、その中の1つを選択できる
  • 相手が候補日時を選択し日程を確定させた後、設定した参加メンバーのカレンダーに予定が作成される

参加メンバーの追加

「参加メンバーを追加」ボタンをクリックし、リストから参加メンバーを選択すると参加メンバーの追加が完了します。
 
「同席メンバーを追加」ボタンをクリックして同じ要領でメンバーを追加することで、その参加メンバー全員の予定が空いている時間が相手に共有されます。

参加者の組み合わせ

Spirでは「AさんとBさんが参加、または、CさんとDさんが参加」というAnd条件/Or条件を組み合わせた設定が可能です。そのような設定を行うためには、新しく「参加メンバーを追加」ボタンを押して同様にメンバーを追加してください。以下のように、「Oyama ShinsukeとShakagori Motokiの2名が共に空いている時間か、または、Yuki ShinoharaとKinoshita Wataruの2名が共に空いている時間」が候補として相手に共有されます。

参加者の割振りの優先度

複数のグループで優先度が同じ場合、そのどちらのグループも空いている時間を調整相手が確定したときの割振りはランダムになります。
もし、どちらのグループも空いている場合に、その中から優先的に割振りたい場合は「優先度」を設定します。
複数のグループにとっての空き時間が選択されたときには、優先度順序に従って参加者が割り振られます。

候補

  1. 曜日・時間帯
      • 曜日別に候補を抽出する時間枠を選択することができます。設定したい時間枠をドラッグして選択してください。
  1. 打合せ時間
      • 予定を何分で設定するかを選択することができます。
  1. 開始日 候補をいつから表示するかを設定することができます。 調整用URLにアクセスした時点を基準として、「今すぐ」「明日から」などの条件を選択してください。
  1. 期間 開始日からの候補の抽出期間を設定することが出来ます。 「2週間分」を選択した場合、開始日から2週間分の期間の候補が抽出されます。
  1. 前後の確保時間
      • 候補枠を抽出する際に、既に登録されている予定からの空き時間を設定することができます。
  1. タイムゾーン・例外設定
    1. タイムゾーン設定
        • 海外などタイムゾーンの異なるエリア用の公開URLを作成する際に、タイムゾーンの設定を変更することができます。
    2. 候補から除外する祝日
        • 指定した国の祝日の候補を除外することができます。
    3. 候補から除外する日時
        • 「曜日・時間帯」で選択している時間であっても、例外的に候補枠の抽出をしたくない日や時間を設定することができます。
        • カレンダービューで除外したい日や時間をドラッグする、もしくは「除外日時を追加」ボタンから除外する日時を設定することができます。
 

日程確定時に表示するフォーム（任意）

以下をご参照下さい

その他情報（任意）

  1. Web会議
      • 日程調整確定時に、自動的に発行されるWeb会議URLのツールの優先順位をZoom、Google Meet、Microsoft Teamsから選択することができます。
      • 日程が確定した際に、主催者として設定されるメンバーが連携しているWeb会議アカウントからURLが発行されます。
  1. 場所
      • 日程調整が確定した際に、カレンダーの予定に登録される場所を設定することができます。
  1. メモ
      • 日程調整が確定した際に、カレンダーのメモに表示されるテキストを設定することができます。
  1. 公開設定
      • 日程調整が確定した際に、カレンダーに登録される予定の公開設定を選択することができます。

通知設定（任意）

以下のページをご覧ください
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