全員が参加できる日程調整URLを作成する

作成日時
2022/3/7 4:12
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チームプランでは、チームメンバーとの調整を柔軟に行うことができます。 「全員が参加可能」 or 「誰か1人が参加可能」どちらかのケースで調整ができます。 ここでは「全員が参加可能」のケースの調整方法をご紹介します。

1. 空き時間URL一覧から新規に作成する

  • 画面左側のグローバルナビゲーションから「空き時間URL」を選択し、リスト右上の「空き時間URLを作成」ボタンを押下してください。
  • 作成パネルが開いたら作成対象が任意のチームになっているかを確認してください。
 
  • 必要項目を入力し「保存」ボタンを押下すとチーム空き時間URLの作成が完了します。

2. 空き時間URLの条件を設定をする

空き時間URLでは、基本情報・参加者・候補などを詳細に設定し、繰り返し利用できるURLです。最新の予定に基づいて条件に合致する候補を提示して日程を調整することができます。以下に細かい条件設定の方法や内容をご紹介します。

基本情報

  1. 管理用タイトル(必須)
      • 管理画面でのタイトルです。調整相手に見られることはありません。
  1. 相手に見えるタイトル(必須)
      • 空き時間URLにアクセスした際に、調整相手に見えるタイトルです。日程調整が確定した際に予定のタイトルにもなります。 ※ 確定時の予定タイトルは以下のタイトルが自動で設定されます  {相手に見えるタイトル}:{調整相手の名前}x{主催者の会社名&名前}
  1. 相手に見える説明文
      • 空き時間URLにアクセスした際に、調整相手に表示される調整に関する説明文です。

参加者

  1. 全員予定が合う」を選択
    1. 目的に応じて「全員予定が合う」を選択してください。
      • 「主催者」「主催者側の同席メンバー」として設定したメンバー全員の予定が空いている時間帯を候補として抽出します。
      • 日程が確定されると、「主催者」「主催者側の同席メンバー」のメンバー全員が予定に招待されます。
      参考:「1人でも予定が合えば」を選んだ場合
      • 「参加する候補メンバー」として設定したメンバーの誰か1人でも予定が空いている時間帯を候補として抽出します。
      • 日程が確定されると、設定したメンバーのうち誰か1人が主催者となり、予定に招待されます。
  1. 通知設定
    1. 日程確定時に通知するメールアドレスを設定します
      • 日程が確定確定したとき、「主催者」「主催者側の同席メンバー」以外に通知を送るメールアドレスを指定できます。

候補

  1. 曜日・時間帯
      • 曜日別に候補を抽出する時間枠を選択することができます。設定したい時間枠をドラッグして選択してください。
  1. 打合せ時間
      • 予定を何分で設定するかを選択することができます。
  1. 開始日 候補をいつから表示するかを設定することができます。 調整用URLにアクセスした時点を基準として、「今すぐ」「明日から」などの条件を選択してください。
  1. 期間 開始日からの候補の抽出期間を設定することが出来ます。 「2週間分」を選択した場合、開始日から2週間分の期間の候補が抽出されます。
  1. 前後の確保時間
      • 候補枠を抽出する際に、既に登録されている予定からの空き時間を設定することができます。
  1. タイムゾーン・例外設定
    1. タイムゾーン設定
        • 海外などタイムゾーンの異なるエリア用の公開URLを作成する際に、タイムゾーンの設定を変更することができます。
    2. 候補から除外する祝日
        • 指定した国の祝日の候補を除外することができます。
    3. 候補から除外する日時
        • 「曜日・時間帯」で選択している時間であっても、例外的に候補枠の抽出をしたくない日や時間を設定することができます。
        • カレンダービューで除外したい日や時間をドラッグする、もしくは「除外日時を追加」ボタンから除外する日時を設定することができます。

日程確定時に表示するフォーム

  1. 主催者へのメッセージ
      • 調整相手が日程確定時に主催者にメッセージを伝えることができます。
      • メッセージ入力欄の表示有無とメッセージ入力の必須・任意を選択することができます。

その他情報

  1. Web会議
      • 日程調整確定時に、自動的に発行されるWeb会議URLのツールの優先順位をZoom、Google Meet、Microsoft Teamsから選択することができます。
      • 日程が確定した際に、主催者として設定されるメンバーが連携しているWeb会議アカウントからURLが発行されます。
  1. 場所
      • 日程調整が確定した際に、カレンダーの予定に登録される場所を設定することができます。
  1. メモ
      • 日程調整が確定した際に、カレンダーのメモに表示されるテキストを設定することができます。
  1. 公開設定
      • 日程調整が確定した際に、カレンダーに登録される予定の公開設定を選択することができます。